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SharePoint Consulting

SharePoint, Teams und OneDrive – was soll ich wann verwenden?

Spätestens im ersten Lockdown 2020 waren online Zusammenarbeitslösungen in vielen Firmen ganz oben auf der Tool-Liste. Microsoft bietet hier gleich drei Varianten an: SharePoint, Teams und OneDrive for Business. Aber welches dieser drei Tools ist wann das Richtige? Diese Frage stellen sich viele Nutzer, denn nicht immer wird dies in Unternehmen klar kommuniziert.

Technisch gesehen sind sich die drei Tools sehr ähnlich, gleichzeitig auch wieder grundverschieden.

SharePoint

SharePoint, Teams und OneDrive - was soll ich wann verwenden?

SharePoint ist seit 2001 am Markt, seit damals wurden mehrere Versionen veröffentlicht. Ursprünglich als On-Premise Serverlösung konzipiert, nutzen nun immer mehr Unternehmen die Variante SharePoint Online. Dieser wird in der Microsoft Cloud gehostet und ist Teil von Office 365.

Die Hauptfunktionalität, mit der SharePoint sich ursprünglich am Markt etabliert hat, ist das gemeinsame Verwalten und Bearbeiten von Dokumenten.

Kernfunktionen wie Dokumenten-Versionierung, Beschlagwortung einzelner Dokumente und eine leistungsstarke Suche bieten den Nutzern eine komfortable Umgebung um ihre täglichen Aufgaben zu erledigen. Einfache Tasklisten und Kalender lassen sich ebenfalls in SharePoint zur Zusammenarbeit nutzen.

Durch die Anbindung der Office WebApps können Nutzer Dokumente direkt im Browser zeitgleich bearbeiten.

SharePoint ist dann die richtige Plattform, wenn man Dokumente mit einer großen Anzahl von Personen innerhalb oder auch außerhalb des eigenen Unternehmens teilen und bearbeiten möchte. Klassische Anwendungsfälle sind Intranet sowie Extranets. Ob man Inhalte auch mit unternehmensexternen Personen teilen darf, kann vom Administrator festgelegt werden.

Die Inhalte lassen sich über Sites, Subsites, Bibliotheken und Listen gut strukturieren und es können Berechtigungen bis direkt auf einzelne Dokumente individuell gesetzt werden. Hier sollte man sich jedoch vorab ein paar Gedanken machen, ob eine neu erstellte Ablagestruktur auch den Bedürfnissen der täglichen Administration entspricht. Aus eigener Erfahrung weiß ich: zu viele Berechtigungsausnahmen führen rasch zu einem höheren Aufwand bei der Verwaltung dieser Inhalte.

OneDrive

SharePoint, Teams und OneDrive - was soll ich wann verwenden?

OneDrive basiert ebenfalls auf SharePoint, mit einem kleinen – aber durchaus wichtigen – Unterschied. Während ich in SharePoint eine umfangreichere Ablagestruktur erstellen kann, bin ich bei OneDrive auf den Einsatz klassischer Ordner beschränkt.

Da der Pfad eines Dokuments 400 Zeichen nicht überschreiten darf, kann es hier vorkommen, dass man bei umfangreicheren Strukturen etwas kreativ werden muss.

Mit OneDrive bietet Microsoft eine Lösung für die Offline-Synchronisation von Dokumenten an. Über eine Applikation, die man auf seinem Client installiert, hat man die Möglichkeit einzelne Ordner aus der eigenen Ablage zu synchronisieren. Als Nutzer hat man die Option, eine komplette Offline-Kopie aller Dokumente zu synchronisieren oder nur die Kopfdaten der Dokumente. Wählt man die zweite Variante, werden die Inhalte erst dann heruntergeladen, wenn sie geöffnet werden.

Me, myself an I: das ist das Credo für Microsoft OneDrive. Obwohl man auch in OneDrive Berechtigungen für andere Personen auf einzelne Elemente vergeben kann, ist diese Software in erster Linie für die Verwaltung von den eigenen Daten vorgesehen. Möchte man Dateien oder Ordner mit anderen Personen gemeinsam bearbeiten, ist OneDrive nicht die geeignete Plattform.

Teams

SharePoint, Teams und OneDrive - was soll ich wann verwenden?

Microsoft Teams ist seit 2017 am Markt verfügbar und ist die Antwort des Konzerns auf den Konkurrenten Slack.

Durch die Integration der Funktionen von Skype for Business hat man nicht nur Chat und Videokonferenzen zur Verfügung. In einem Teams-Bereich steht auch ein gemeinsames Notizbuch (OneNote) also auch eine Dokumentenablage (SharePoint Online) zur Verfügung. Mittels Bots kann man den Funktionsumfang noch zusätzlich erweitern.

Teams ist dann besonders gut geeignet, wenn man mit einer bestimmten Personengruppe zusammenarbeiten möchte. Klassische Beispiele sind Projekt-Teams oder organisatorische Teams. Schon bei nur 2 Personen, die zusammenarbeiten möchten, kann sich ein eigener Teams-Bereich bezahlt machen.

Einzelne Teams-Bereiche können individuelle Berechtigungen besitzen, manche sind möglicherweise dem gesamten Unternehmen zugänglich, manche nur bestimmten Personen. In der Praxis ist es unüblich, Inhalte innerhalb einer Teams-Seite individuell zu berechtigen. Auch hier ist es möglich, Personen aus dem eigenen Unternehmen ins Team einzuladen, als auch unternehmensfremde Personen.

Was ist wann am Besten geeignet?

Systemgeeignet fürBerechtigungen
SharePointsehr große Personengruppenindividuell steuerbar, es ist nicht empfehlenswert Berechtigungen auf einzelne Dokumente zu setzen
OneDrivepersönliche Daten, einzelne PersonenDokumente sind nur für mich persönlich zugänglich, außer ich berechtige eine andere Person explizit
TeamsTeams und Gruppenauf das Team beschränkt, alle Teammitglieder sehen alle Inhalte

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